При на смърт на български гражданин в чужбина, близките на починалото лице трябва да трябва да предприемат действия, за да регистрират настъпилото събитие „смърт“ в Република България. Трябва да се има в предвид, че българските дипломатически и консулски представителства в чужбина не финансират и не извършват дейностите по обслужване и транспортиране на починалия. При смъртен случай разходите за транспортирането и/или погребението са за сметка на близките на починалото лице. Близките на починалото лице имат право да получат удостоверение за смърт от местните органи в страната, където е настъпило събитието. Въз основа на получения документ за настъпила „смърт“, близките на починалото лице могат:
да предоставят или изпратят в шестмесечен срок, съгласно Закона за гражданската регистрация, копие от удостоверението за смърт, заверено с апостил и с легализиран превод на български език до дипломатическото или консулско представителство на Република България в чужбина, заедно с молба в която е посочен постоянният адрес на починалия гражданин в България. За постоянен адрес в Република България се счита последния постоянен адрес (адресът посочен в личната карта) на починалия български гражданин. Консулските служби извършат регистрацията на смъртта в съответствие с българските закони и след заплащане на държавна такса за регистрация на смъртта.
В шестмесечен срок близките на починалия български гражданин в чужбина могат да предоставят копие от удостоверението за смърт, заверено с апостил и с легализиран превод на български език направо в общината (по последния постоянен адрес). Ако документът за смърт произхожда от държава, с която Република България има сключен договор за правна помощ-тогава чуждестранния документ за смърт не е необходимо да се легализира.
Ако документът за смърт произхожда от държава, която е страна по Хагската конвенция за премахване на изискването за легализация на чуждестранни публични актове, по която Конвенция страна е и Република България, то в тези случаи чуждестранния акт за смърт следва да бъде снабден със заверка „апостил”.
Ако документът за смърт произхожда от държава, с която Република България има сключен договор за правна помощ, в който изрично се предвижда освобождаване от легализация на документите за гражданско състояние, и в същото време двете държави, Република България и чуждата държава, са страни по Хагската конвенция, тогава се прилага по-благоприятния режим.
Ако документът за смърт произхожда от държава, с която Република България няма договор за правна помощ, предвиждащ освобождаване от легализация на документи за гражданско състояние, или чуждата държава не е страна по Хагската конвенция, тогава актът за смърт следва да носи заверката на Министерство на външните работи на чуждата държава. Посочената заверка следва да бъде удостоверена от българското дипломатическо/консулско представителство в тази държава, или при липса на българско представителство – от това българско представителство в друга държава, което е акредитирано за чуждата държава, издала акта за смърт.
Ако документът за смърт произхожда от държава, с която Република България няма дипломатически отношения, легализацията на акта за смърт се извършва от българското дипломатическо/консулско представителство в трета страна, където има представителство и на държавата, от която произхожда акта за смърт. В този случай акта за смърт трябва да има заверка на представителството на държавата, от която изхожда акта за смърт, както и на Министерство на външните работи на третата държава, в която се намира чуждото и българското представителство.
Гражданското събитие „смърт” може да бъде регистрирано в Република България и в случаите, когато за смъртта на българския гражданин в чужбина е издадено многоезично извлечение от неговия акт за смърт. Тези извлечения се издават на основание Конвенцията за издаване на многоезични извлечения от актове за гражданско състояние ( Република България се е присъединила на 18.12.2013г.) Конвенцията дава възможност за регистрация на граждански събитие на базата на унифицирани документи - формуляри С.
За целта е необходимо българските граждани, вписани в представените извлечения да бъдат еднозначно определени. В случай, че това не е възможно, няма пречка да бъдат изисквани пълни преписи от съставените в чужбина актове за гражданско състояние. Многоезичните извлечения от актовете за гражданско състояние, издадени от една държава - членка по Конвенцията се признават и имат пряко действие на територията на останалите страни - членки (без необходимост от легализация или друга подобна формалност).Общинският орган по гражданско състояние в Република България, който ще извърши регистрация на гражданското събитие и вписването му в Регистъра на населението, може да изиска превод на многоезичното извлечение с нотариална заверка на подписа на преводач.